Job Description
MissionsAssurer la gestion administrative des formations:Réviser les descriptifs de formation;Saisir les données administratives (code, séances, etc.) et publier en ligne les formations;Assurer le suivi des formations (validation, annulation) et leur organisation pratique;Assurer la réservation de l'hébergement des formateurs;Assurer la réservation de salles des formations externes;Assurer la gestion des dossiers dans le cadre des formations externes (constitution des dossiers, transmission);Assurer la gestion des questionnaires d'évaluation (édition, mise à disposition, traitement brut, transfert);Assurer la gestion administrative des inscriptions;Gérer les inscriptions;Assurer le suivi des inscriptions (validation, refus, gestion de la liste d'attente, désinscription, relance);Assurer la gestion des présences/absences;Assurer la gestion des attestations de participation et/ou des certificats de réussite;Assurer la gestion des comptes applicatifs;Gérer les comptes « Formateur » et « Participant » (traitement des demandes, validation, mise à jour et suivi personnalisé le cas échéant);Assurer la gestion des demandes de participation aux frais d'inscription;Enregistrer, traiter et assurer le suivi des demandes de participation aux frais d'inscription;Assurer un accueil auprès des participants et des formateurs;Conseiller, orienter et clarifier selon les besoins exprimés;Contribuer à l'évolution du dispositif et à la gestion de la qualité;Veiller au respect des procédures liées à l'exercice de la fonction;Contribuer à l'évolution des procédures liées à l'exercice de la fonction.ProfilCompétences techniquesLégislation/Réglementation :Connaître la législation et la réglementation de l'administration.Procédures internes :Connaître l'organisation ainsi que les procédures et processus relevant de l'administration;Connaître et savoir appliquer les procédures et processus en place relevant de l'exercice de la fonction;Connaître et savoir appliquer les règles établies au sein de l'administration en matière de protection des données;Connaître la charte d'accueil et les engagements pris dans ce domaine par l'administration.Aptitudes techniques :Posséder les compétences théoriques et pratiques pour garantir, selon ses attributions, une gestion et une organisation efficace des formations programmées;Communiquer de manière à s'adapter à ses interlocuteurs, au contexte et à l'objectif des informations à transmettre;Savoir appliquer les règles de l'accueil physique et téléphonique.Compétences comportementalesAnalyser : Vous évaluez les informations, données et contenus de manière critique, le cas échéant dans un environnement digital, vous identifiez les liens logiques et restituez l'information dans une synthèse complète et cohérente;Mettre en œuvre des solutions : Vous prenez l'initiative de résoudre les problèmes, vous mettez en oeuvre les solutions et vous agissez pour améliorer les processus et les méthodes de travail en tenant compte des évolutions technologiques;Soutenir : Vous agissez comme référence, vous accompagnez les collègues, vous les guidez et les soutenez en stimulant la coopération autour de l'objectif commun;Servir le client-usager : Vous accompagnez le client-usager de manière personnalisée, vous entretenez des contacts réguliers et constructifs, vous appliquez les lignes de bonne conduite administrative;Faire preuve d'ouverture : Vous êtes ouvert au changement et à l'innovation, vous vous ouvrez à la diversité et vous vous intéressez à d'autres disciplines que les vôtres;Gérer le stress : Vous gardez votre calme face à la pression, vous restez constructif face à la critique et vous agissez de façon constante malgré les difficultés;S'autodévelopper : Vous vous remettez en question de façon régulière, vous apprenez de vos erreurs et vous apprenez continuellement;S'impliquer : Vous vous engagez pour générer des résultats, vous assumez la responsabilité et la qualité des actions entreprises, vous vous engagez pour le bien commun.Conditions d'admissionLe poste peut être brigué sous le statut du fonctionnaire ou de l'employé de l'État.Si vous souhaitez postuler sous le statut du fonctionnaire, vous devrez au préalable avoir réussi l'épreuve d'aptitude générale (EAG). Les candidats ayant réussi à l'EAG restent admissibles aux épreuves spéciales pendant une durée de 5 ans (à compter à partir de la décision de la commission d'examen). Obtenez plus de détails sur les ainsi que sur les .DiplômesVous êtes détenteur soit du diplôme luxembourgeois de fin d'études secondaires, soit du diplôme luxembourgeois de fin d'études secondaires techniques, soit d'un certificat sanctionnant des études reconnues équivalentes.ExpérienceVous avez une expérience d'au moins 3 ans dans le domaine.LanguesVous répondez aux exigences des connaissances de 3 langues administratives pour le groupe B1.NationalitéVous êtes ressortissant d'un État membre de l'Union européenne.Documents à fournirLettre de motivation, copie du diplôme, lettre de réussite à l'épreuve d'aptitude générale (uniquement pour le statut du fonctionnaire : joindre le document complet avec le relevé des notes par test et les annexes) et CV renseignant les informations suivantes:Nom(s) et prénom(s)Numéro d'identification (càd. le numéro de matricule nationale ou, à défaut, la date de naissance)NationalitéAdresse électroniqueListe des établissements d'enseignement fréquentés et leur pays d'implantation (veuillez indiquer le nom complet des établissements, les abréviations n'étant pas permises)Diplômes (veuillez indiquer l'intitulé des diplômes)Expérience professionnelleConnaissances en langues parlées et écritesPour ce poste, vous devez obligatoirement postuler en ligne via MyGuichet, les candidatures via courriel ou via courrier postal n'étant pas acceptées. Les documents sont à introduire via MyGuichet en format pdf (taille maximale 20 Mo).Le Gouvernement du Grand-Duché de Luxembourg
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