Job Description
Dit ga je doenJe bent op de eerste plaats dè steun en toeverlaat voor de gemeentesecretaris, van het regelen van belangrijke afspraken tot optimaal beheer van de mailbox en complexe agenda, inclusief optimale voorbereiding van vergaderingen. Je zorgt dat alles op rolletjes loopt waarbij je overzicht creëert, meedenkt en anticipeert.Zo ontzorg je de gemeentesecretaris bij de voorbereiding en afhandeling van de collegevergaderingen.Je zet acties en planningen proactief uit en bewaakt en coördineert deze.Het verzorgen van de correspondentie tot het opstellen van conceptteksten / documenten / overzichten behoort eveneens tot je taken.Daarnaast draag je zorg voor de MT-agenda en maakt een actiepuntenlijst voor het MT.Als bestuurssecretaresse ben je ook het eerste aanspreekpunt van het college van burgemeester en wethouders, interne en externe relaties.Je verricht diverse correspondentie en verzorgt het inkomend telefoonverkeer en de (digitale) postbehandeling en beoordeelt of zaken onder de aandacht van de verantwoordelijk portefeuillehouder gebracht moet worden.Je verzorgt het (complexe) agendabeheer voor burgemeester en wethouders, inclusief het verzamelen van documenten t.b.v. gesprekken en vergaderingen.Je maakt de agenda voor de collegevergadering en toetst daarvoor B&W stukken / raadsbrieven / raadsvoorstellen.Ten slotte verwerk je facturen, werk je de verslaglegging van de ambtelijke werkgroep uit en ben je proceseigenaar van één of meerdere secretariële processen.Dit ben jijHBO werk- en denkniveau, bij voorkeur ervaring als secretaresse bij een gemeente of grote corporate.Administratief/secretarieel ervaren, bekendheid met Microsoft 365 en Teams.Dienstverlenend, klantvriendelijk, resultaatgericht, goed in prioriteren onder werkdruk, integer en representatief.Goed in improviseren onder tijdsdruk, teamspeler met inlevingsvermogen om de gemeentesecretaris te ontzorgen.Initiatiefrijk, assertief, oplossingsgericht en oog voor politiek-bestuurlijke omgevingNauwkeurig, gestructureerd, ondernemend, zelfstandig keuzes maken en maatwerk leveren.Over het bedrijfOnze opdrachtgever is een levendige toeristische Zeeuwse gemeente. Met elkaar zetten ze zich dagelijks in voor een mooi eiland waar het fijn wonen, werken en recreëren is. Ze bieden een dynamische werkomgeving met ruimte voor persoonlijke ontwikkeling en een goede werk-privébalans. Onze opdrachtgever hecht veel waarde aan innovatie en duurzaamheid, en bied uitstekende secundaire arbeidsvoorwaarden.Je komt te werken in een hecht en divers team waar samenwerking en flexibiliteit centraal staan. Het team bestaat uit enthousiaste en ervaren collega's die elkaar ondersteunen en inspireren.Wat bieden wij jou?Een uitdagende functie met enthousiaste collega'sBruto salaris tot maximaal € 3.784 bij een 36-urige werkweek (functieschaal 7)32-urige werkweekUitgebreide secundaire arbeidsvoorwaarden, waaronder reiskostenvergoeding, een laptop en telefoon, en uitgebreide verlofmogelijkhedenABP pensioen17,05% Individueel Keuzebudget voor extra inkomen, extra verlof, fiets of fitnessabonnementWij geloven in gelijke kansen en onze vacatures staan voor iedereen open.Secretary Plus
Apply
Go Back