Job Description
Ben jij een directiesecretaresse met uitstekende organisatie- en digitale vaardigheden en ervaring in het sociaal domein? Heb je een positieve blik op zaken en weet je hoe je een directie en Raad van Toezicht optimaal kunt ondersteunen? Dan zoeken wij jou!Wie zijn wij?Stichting SEZO staat voor het verbeteren van het welzijn en de welvaart van mensen in Nieuw-West in brede zin. Wij ondersteunen Amsterdammers in het stadsdeel Amsterdam Nieuw-West bij vragen en acute situaties over zorg, geld, wonen, gezondheid, werk, ontmoeten en veiligheid.We werken samen met Amsterdammers naar een of meerdere oplossingen. Door samen te werken met formele en informele partijen in Nieuw-West verlagen wij de drempel en zijn wij er vroeg bij om ondersteuning te bieden.Onze Sociale Basisactiviteiten zijn gericht op het bieden van ontmoeting, meedoen, het ontdekken van talenten, benutten van kansen en mogelijkheden. Deze zijn ondergebracht bij SEZO Emancipatie & Participatie, met Vrouw en Vaart, Daadkr8 en Doenja als emancipatiecentra. SEZO Spel & Opvoeden geeft uitvoering aan de Spelinlopen en Speel-o-theken in Amsterdam Nieuw-West en biedt informatie, advies en ondersteuning.Daarnaast ondersteunen wij wekelijks Amsterdammers in verschillende WegWijsSalons. Dit alles doen wij samen met verschillende partners en meer dan 200 vrijwilligers.Onze werkgemeenschap draagt bij aan een superdivers stadsdeel en wij vinden het vanzelfsprekend dat onze organisatie een afspiegeling is van onze omgeving.Wat ga je doen?Als directiesecretaresse ondersteun je de bestuurder op secretarieel, organisatorisch en administratief vlak. Je bent de verbindende schakel tussen de bestuurder, Raad van Toezicht en het managementteam (MT). Je taken bestaan onder andere uit:Agendabeheer: Zorgdragen voor complex agendabeheer en de voortgangsbewaking hiervan. Voorbereiden van de agenda en stukken voor de MT-vergaderingen in afstemming met de bestuurssecretaris. Externe overleggen plannen en administratief ondersteunen.Correspondentie: Beheren van inkomende en uitgaande post, ordenen en beantwoorden van e-mails en prioriteiten stellen.Communicatie: Voorbereiden van conceptbrieven, e-mailberichten, intranetberichten en interne notities. Verzorgen van de communicatie met de Raad van Toezicht en commissies.Vergaderingen: Organiseren, voorbereiden en notuleren van bijeenkomsten en vergaderingen. Bewaken van de opvolging van actiepunten.Ondersteuning: Bieden van ondersteuning bij netwerk- en stakeholdermanagement. Signalen oppikken en doorgeven, zoals situaties binnen het team.Logistiek: Zorgdragen voor de logistieke organisatie en voorbereiding van grotere evenementen zoals themadagen, werkbezoeken, studiedagen en heidagen.Verbinding: Creëren van een open deur beleid voor medewerkers die extra ondersteuning nodig hebben en zorgen voor snelle afhandeling hiervan.Positieve instelling: Je hebt een positieve kijk , verbetert zaken die niet lekker lopen en denkt in oplossingen.Betrokkenheid: Je voelt je betrokken bij de werkgemeenschap die wij zijn en maatschappelijke dienstverlening van SEZO.Timemanagement: Je plant en controleert je tijd, weet prioriteiten te stellen en zorgt dat alles op rolletjes loopt.Proactiviteit: Je neemt initiatief, ziet waar verbeteringen mogelijk zijn, lost knelpunten op en draagt bij aan een goed werkklimaat.Wie ben jij?Je bent een ervaren directiesecretaresse met een positieve instelling en goede organisatievaardigheden. Je bent een sterke verbinder met goede communicatieve vaardigheden. Daarnaast beschik je over:MBO+ of HBO werk- en denkniveau, afgeronde opleiding tot directiesecretaresse of managementassistent, en enkele jaren werkervaring.Goede digitale vaardigheden van relevante softwareprogramma's zoals AFAS, Office programma’s en het is een pre als je ervaring hebt met iBabs.Aantoonbare ervaring in het beheren van complexe agenda’s en het organiseren van vergaderingen en evenementen.Goede beheersing van de Nederlandse taal, zowel in woord als schrift. Je kunt goed schakelen tussen verschillende stakeholders.Affiniteit met het sociaal domein en een goed gevoel voor hoe de Amsterdammer is. Je kunt signalen oppikken en hier proactief op inspelen.Een grote mate van zelfstandigheid en vindingrijkheid bij het organiseren en uitvoeren van je werkzaamheden binnen de gestelde richtlijnen.Je werkt graag samen met de bestuurssecretaris, managementondersteuners en andere collega's binnen de buurtteamorganisaties.Wij bieden jou:Een uitdagende functie midden in Amsterdam Nieuw-West met een leuk, multidisciplinair team;Een salaris conform de CAO Sociaal Werk schaal 7/8 o.b.v. ervaring, met een minimum van € 3.026,- en een maximum € 4.676,- per maand op basis van een fulltime dienstverband (36 uur);Individueel Keuze Budget dat je kan omzetten naar extra geld of vrije dagen. Dit is ruim 16% van je brutoloon;Individueel Loopbaanbudget dat je kan gebruiken voor een opleiding waar jij energie van krijgt;Deelname aan onze pensioenregeling en er is een reiskostenregeling;Een laptop en smartphone;Een jaarcontract met uitzicht op verlenging voor onbepaalde tijd;Mogelijkheid om in overleg een (klein) gedeelte van de tijd thuis te werken;En heel belangrijk: gezellige collega’s en een team waarin leren en ontwikkeling centraal staat.We streven als werkgever naar een diverse en inclusieve werkomgeving. In onze organisatie willen we een cultuur van openheid en respect creëren, waarin iedereen zich veilig voelt. We vinden het belangrijk dat ons personeelsbestand een afspiegeling is van de gemeenschap waarin we werken. Gelijkheid en ‘voor iedereen’ zijn kernwaarden voor ons, ongeacht iemands achtergrond, geaardheid, leeftijd, geslacht of geloof. Hierdoor ontstaat een werkomgeving waarin alle collega's met hun unieke talenten welkom zijn en waar verschillen worden gekoesterd.Interesse?Ben je enthousiast geworden over deze uitdagende functie en onze organisatie? Dan leren wij jou graag kennen! Solliciteer snel via de sollicitatiebutton. Je kan reageren tot en met donderdag 29 augustus. Het eerste gesprek vindt plaats op woensdag 4 september en het tweede gesprek op dinsdag 17 september.Heb je nog vragen over de functie? Dan kun je terecht bij recruiter, Hayik Afsar via of bestuurssecretaris, Marina Klein via 06-45379508.Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.SEZO
Apply
Go Back